für das Bewerbermanagement-Tool „SmartRecruiter“
I. Kontakt
Diese Hinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:
internetstores GmbH
Friedrichstraße 6
70174 Stuttgart
Deutschland
E-Mail: job[at]internetstores.com
Telefon: 0711 93305314
Fax: 0711 933 059 50
Website: www.internetstores.com
Die Datenschutzbeauftragte von internetstores ist unter der o.g. Anschrift, zu Hd. Datenschutzbeauftragte bzw. per E-Mail unter datenschutz[at]internetstores.com erreichbar.
II. Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck
1. Hosting des Bewerber-Portals
Für die Bereitstellung des Bewerber-Portals bedienen wir uns des Dienstleisters
SmartRecruiters GmbH, Wilhelmstraße 118, 10963 Berlin (im Folgenden „SmartRecruiter“)
SmartRecruiter bietet eine Bewerberplattform as a Service Dienstleistung (im Folgenden „Bewerber-Portal“) an. Die Inanspruchnahme von SmartRecruiter erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO aufgrund unseres berechtigten wirtschaftlichen Interesses, Bewerbungen in einem Bewerbermanagementsystem auszuwerten und zu verwalten und ein effizientes Bewerbungsverfahrens durchzuführen.
Im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Bewerber-Portals werden von SmartRecruiter in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, die bei folgenden Handlungen des Nutzers entstehen:
Wir haben mit SmartRecruiter einen Auftragsverarbeitungsvertrag für die Verwendung des Bewerber-Portals abgeschlossen. Durch diesen Vertrag versichert SmartRecruiter, dass sie die Daten im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung verarbeiten und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleisten. Die Weiterleitung von personenbezogenen Daten an SmartRecruiter erfolgt dabei auf Grundlage von Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO. Beide Regelungswerke sind im SmartRecruiter Data Processing Addendum verankert, das wir mit SmartRecruiter abgeschlossen haben.
Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Bewerber-Portal von SmartRecruiter Sie in der deren Datenschutzhinweisen hier und hier.
2. Bei Besuch des Bewerber-Portals
Beim Aufrufen des Bewerber-Portals werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server von SmartRecruiter gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erhoben und gespeichert und nach Ablauf eines angemessenen Zeitraums vollständig gelöscht:
Die genannten Daten werden zu folgenden Zwecke verarbeitet:
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken der Datenverarbeitung. Grundsätzlich verwenden wir die so erhobenen Daten nicht, um unmittelbare Rückschlüsse auf ihre Person zu ziehen. Im Falle eines Angriffs auf die Netzinfrastruktur wird jedoch zur Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen Ihre erhobene IP-Adresse ausgewertet.
Darüber hinaus setzt Smartrecruiter beim Besuch des Bewerber-Portals Cookies sowie Analysedienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter den (Ziffer IV) dieser Datenschutzerklärung.
3. Bewerbermanagement
Die Datenverarbeitung dient der Durchführung des Bewerbermanagementprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Nach Einreichung Ihrer Bewerbung prüfen wir Ihre Unterlagen. Daraufhin erhalten Sie Rückmeldung von uns. Für eine Rückmeldung greifen wir auf die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zurück. Dabei kann es sich z. B. um eine Einladung zu einem Gruppen- oder Telefoninterview handeln oder um die Zusendung eines Angebotes bzw. Absageschreibens. Alle digital eingereichten Unterlagen verwalten wir über das von uns eingesetzte Bewerbermanagement-Tool. Hierfür arbeiten wir mit folgendem spezialisierten Dienstleister zusammen:
SmartRecruiter
Postalisch zugesendete Bewerbungen werden digitalisiert und ebenfalls in SmartRecruiter eingepflegt und verwaltet. Sie erhalten eine E-Mail mit der Sie Ihre manuell erfasste Bewerbung aktivieren können. Falls sie Ihre Daten nicht aktivieren, werden Ihre Daten aus unserem Bewerbermanagementsystem nach dem Ablauf eines angemessenen Zeitraums von 30 Tagen gelöscht.
Im Rahmen des Bewerbermanagements können folgende Daten verarbeitet werden:
Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art.9 Absatz 1 DSGVO fallen, wie z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit.
Die Datenverarbeitung dient der Durchführung des Bewerbermanagementprozesses zur Anbahnung und Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit der internetstores GmbH. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz I Satz 1 lit. a und lit. b DSGVO. Sie stellen uns die Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung sowie Ihres Bewerbungswunsches freiwillig zur Durchführung vorvertragliche Maßnahmen zur Verfügung. Rechtsgrundlage ist ferner Art. 6 Absatz 1 Buchstabe lit. f DSGVO, wobei sich unser berechtigtes Interesse aus der Prüfung der Informationen im Hinblick auf die Einstellungsentscheidung ergibt sowie aus unseren Interessen an der Organisation unseres Betriebes. Für Deutschland gilt zusätzlich § 26 BDSG (2018) als Rechtsgrundlage.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Artikel 9 Absatz 1 DSGVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung (z.B. Daten zur Gesundheit, Religions- oder Gewerkschaftszugehörigkeit) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 lit b) DSGVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Artikel 9 Absatz 2 lit. h) DSGVO in Verbindung mit der hierfür einschlägigen nationalen Regelung erforderlich sein.
Ihre Unterlagen werden sechs Monate nach Zusendung einer Absage automatisch gelöscht. Sollten Sie sich auf mehrere Stellen beworben haben, werden Ihre Unterlagen sechs Monate nach Zusendung der Absage für die letzte offene Bewerbung automatisch gelöscht. Im Falle einer Einstellung speichern wir neben Ihren Bewerbungsunterlagen die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlichen Daten bis zur Beendigung dieses.
Das Bewerbermanagement richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren.
Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Bewerber-Portal von SmartRecruiter Sie in der hier und hier.
4. Jemanden empfehlen
Sie haben weiterhin die Möglichkeit sich von einem Mitarbeiter der internetstores GmbH empfehlen zu lassen. Sie können Ihre Bewerbungsunterlagen an diesen Mitarbeiter übergeben, der diese in unserem Bewerber-Portal hinterlegt. Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail, mit der Sie Ihre Bewerbung aktivieren können. Falls Sie Ihre Bewerbung nicht innerhalb von 30 Tagen aktivieren, werden Ihre Daten aus dem Bewerber-Portal gelöscht und Sie werden nicht weiter im Auswahlprozess berücksichtigt.
Es erfolgt eine Verknüpfung Ihrer Daten mit dem Mitarbeiter. Hieraus können wir die Schlussfolgerung treffen, welcher Mitarbeiter Sie empfohlen hat. Der Mitarbeiter hat keine Einsicht in Details zum Bewerbungsverfahren.
5. Erstellung eines Kandidatenprofils
Die Anlage des Kandidatenprofils ist grds. freiwillig. Wenn Sie ein Kandidatenprofil anlegen, erfolgt die Verarbeitung Ihrer hier erhobenen Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. a und lit. b DSGVO. In Ihrem Kandidatenprofil können Sie die zu Ihnen gespeicherten Daten jederzeit einsehen, ändern und löschen. Zu den hier gespeicherten Informationen siehe II. 3.
Sie haben die Möglichkeit, Ihr Kandidatenprofil jederzeit zu löschen. Bitte beachten Sie jedoch, dass damit nicht zugleich eine Löschung der in Ihrem Kandidatenprofil einsehbaren Daten erfolgt, wenn Sie sich einmal bei uns beworben haben. Die Löschung der Ihrer Daten erfolgt in diesem automatisch nach Ablauf der für uns geltenden gesetzlichen Fristen. Rechtsgrundlage für diese weitere Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. c DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Bewerber-Portal von SmartRecruiter Sie in der hier und hier.
6. Verwendung eines Profils bei beruflichen Social Media Netzwerken
Sollten Sie bei Ihrer Bewerbung ein berufliches Social Media Netzwerk, wie z.B.: LinkedIn verwenden, können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen einsehen und verarbeiten. Diese werden in SmartRecruiter übertragen.
Weitere Informationen zu dieser von den beruflichen Social Media Netzwerken bereitgestellte Funktion finden Sie in deren Datenschutzerklärungen.
Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Bewerber-Portal von SmartRecruiter Sie in der hier und hier.
7. Bewerberpool („Talent Pool“)
Sie haben die Möglichkeit Ihre bei der Bewerbung angegebenen Daten für zukünftige Stellenausschreibungen in unserem Talent Pool speichern zu lassen. Die Bereitstellung der Funktion und des Service erfolgt durch SmartRecruiter.
Es werden hierbei die von Ihnen im Bewerbungsprozess übermittelten Daten für einen Zeitraum von XX Monaten gespeichert. Wir können Sie bei Aufnahme in unser Talent Pool für eventuell zukünftige Stellenausschreibungen berücksichtigen.
Die Datenverarbeitung, die Aufnahme in unser Talent Pool und die Kontaktaufnahme erfolgen auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die Daten werden in dem Talent Pool für einen Zeitraum von sechs Monaten gespeichert und im Anschluss automatisch gelöscht.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Die Ausübung des Widerrufs kann insbesondere per E-Mail an datenschutz[at]internetstores.com erfolgen. Sie können Ihren Widerruf auch an die im Bewerbungsprozess mit Ihnen in Kontakt getretene Person richten.
8. Kommunikation via SMS
Wir verwenden den Service SmartMessage von SmartRecruiter. SmartMessage ermöglicht uns die Kommunikation via SMS mit Ihnen. Die Kommunikation erfolgt für uns durch das Bewerber-Portal, d.h., Ihre Daten werden in dem Bewerber-Portal verarbeitet. Für diese Funktion verwenden wir u.a. Ihre Mobilfunktelefonnummer.
Die Datenverarbeitung und die Kontaktaufnahme erfolgen auf Grund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Die Ausübung des Widerrufs kann insbesondere per E-Mail an datenschutz[at]internetstores.com erfolgen. Sie können Ihren Widerruf auch an die im Bewerbungsprozess mit Ihnen in Kontakt getretene Person richten.
III. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten im Konzern
Innerhalb der jeweiligen Rechtseinheit, bei der sie sich beworben haben, erhalten nur die hierfür zuständigen Personen und Stellen (z.B. Vorgesetzte und im Bewerbungsprozess eingebundene Mitarbeiter der Fachabteilung, fachlich Vorgesetzter, Personalbereich, ggfs. Arbeitnehmervertretungen) Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu den oben genannten Verarbeitungszwecken. Andere Rechtseinheiten innerhalb der Internetstores Gruppe sind grundsätzlich eigene Verantwortliche. Die oben genannten Personen, die in den Stellenbesetzungsprozess eingebunden sind, können je nach Stelle zu unterschiedlichen Unternehmen der Internetstores Gruppe gehören. Daher werden Ihre Daten für die Besetzung der Stelle erhoben und sofern eine weitere Stelle innerhalb der Internetstores Gruppe ausgeschrieben sein sollte, ebenfalls für diese berücksichtigt. Dies erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.a DSGVO. Die Daten werden innerhalb der Internetstores Gruppe an folgende Unternehmen weitergeleitet:
IV. Weitergabe von Daten an Dritte
1. Information über mögliche Risiken von Datenübermittlungen in unsichere Drittstaaten, insbesondere in die USA
Mit dem EuGH-Urteil vom 16. Juli 2020 (C-311/18) wurde der (teilweise) Angemessenheitsbeschluss für die USA nach Art. 45 Abs. 1 DSGVO, das sogenannte Privacy-Shield, für nichtig erklärt. Die USA ist damit ein sogenannter unsicherer Drittstaat. Als ein „Drittstaat“ wird ein Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) bezeichnet, in dem die DSGVO nicht unmittelbar anwendbar ist. Ein Drittstaat gilt als „unsicher“, wenn die EU-Kommission für diesen Staat keinen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 Abs. 1 DSGVO erlassen hat, in dem bestätigt wird, dass in dem Land ein angemessener Schutz für personenbezogene Staaten besteht. Das bedeutet, dass in den USA derzeit kein Datenschutzniveau geboten wird, das mit dem in der EU vergleichbar wäre.
Bei einer Übermittlung von personenbezogenen Daten in die USA besteht insbesondere das Risiko, dass US-amerikanische Behörden aufgrund der auf Section 702 des FISA (Foreign Intelligence Surveillance Act) gestützten Überwachungsprogramme PRISM und UPSTREAM, sowie auf Grundlage der Executive Order 12333 oder der Presidential Police Directive 28 Zugriff auf personenbezogenen Daten erlangen können. EU-Bürgern stehen gegen diese Zugriffe keine effektiven Rechtsschutzmöglichkeiten in den USA oder der EU zu.
Wir informieren Sie in dieser Datenschutzinformation, wann und wie wir personenbezogene Daten in die USA oder in andere unsichere Drittstaaten übermitteln. Wir übermitteln ihre personenbezogenen Daten nur, wenn
Wir stützen Datenübermittlungen in die USA vor allem auf Garantien nach Art. 46 Abs. 1 DSGVO, insbesondere auf von der Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 c), 93 Abs. 2 DSGVO und in Ausnahmefällen auf Ihre Einwilligung nach Art. 49 Abs. 1 a).
V. Tracking und Targeting
1. Bewerber-Portal
Ihre Bewerbungen werden in dem Bewerber-Portal von SmartRecruiter verarbeitet. SmartRecruiter setzt bestimmte Cookies innerhalb des Bewerber-Portals, um sicherzustellen, dass die über unser Online-Bewerbungs-Portal eingehenden Bewerbungen u.a. ordnungsgemäß bearbeitet werden.
Weitere Informationen über SmartRecruiter und ihre Rolle bei der Datenverarbeitung finden Sie in deren Datenschutzrichtlinie sowie in ihrer Cookie-Richtlinie.
Eine aktuelle Auflistung und Aufklärung der für das Tracking und Targeting eingesetzten Dienstleister finden Sie in der Cookie-Richtlinie.
2. Consent Management mit OneTrust im Bewerber-Portal
SmartRecruiter setzt auf dem Bewerber-Portal den Zustimmungsverwaltungsdienst OneTrust der 2020 OneTrust, LLC (Dixon House, 1 Lloyd’s Avenue, London EC3N 3DQ, United Kingdom). In diesem Zusammenhang werden Datum und Uhrzeit des Besuchs, Browser-Informationen, Informationen zu Einwilligungen, Geräteinformation und die IP-Adresse des anfragenden Gerätes verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Die Einholung und Verwaltung von rechtlich erforderlichen Einwilligungen ist als berechtigtes Interesse im Sinne der vorgenannten Vorschrift anzusehen, da der Eingriff in die Rechte der Nutzinnen und Nutzer infolge der Verwendung anonymisierter IP-Adressen und der Einschaltung eines in Deutschland ansässigen Dienstleisters sehr gering sind. OneTrust speichert Einwilligungen und Widerrufe in unserem Auftrag und auf unsere Weisung. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Der Rechenschaftspflicht gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachkommen zu können, ist ein berechtigtes Interesse. Weitere Informationen zum Datenschutz bei OneTrust finden Sie hier.
Weitere Informationen über SmartRecruiter und ihre Rolle bei der Datenverarbeitung finden Sie in deren Datenschutzrichtlinie sowie in ihrer Cookie-Richtlinie.
VI. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
Zur Geltendmachung ihrer Betroffenenrechte gegenüber uns, wenden Sie sich an datenschutz[at]internetstores.com.
VII. Widerspruchsrecht
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz[at]internetstores.com
VIII. Datensicherheit
Alle von Ihnen persönlich übermittelten Daten werden mit dem allgemein üblichen und sicheren Standard TLS (Transport Layer Security) verschlüsselt übertragen. TLS ist ein sicherer und erprobter Standard, der z.B. auch beim Onlinebanking Verwendung findet. Sie erkennen eine sichere TLS-Verbindung unter anderem an dem angehängten s am http (also https://..) in der Adressleiste Ihres Browsers oder am Schloss-Symbol im oberen Bereich Ihres Browsers.
Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
IX. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand November 2022.
Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter Datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.