3 Steps to the New Work Concept at Internetstores

Ausnahmezustand – anders kann man die Situation im März kaum beschreiben. Mitarbeiter wurden von heute auf morgen ins Homeoffice geschickt, lang geplante Events und die Anzahl der Bestellungen auf unseren Shops schnellte nach oben.
Ich erinnere mich noch an das Telefonat mit einem guten Bekannten aus dem Februar, in dem ich sagte, jetzt hätte ich mich schon 2 Tage mit möglichen Auswirkungen von Covid19 auf unseren Geschäftsbetrieb beschäftigt. Zum damaligen Zeitpunkt, vor der ersten Welle, wusste ich noch nicht, dass zahlreiche weitere Tage folgen würden.
Das Arbeitspensum für unsere Teams blieb, erhöhte sich vermutlich sogar, während wir gleichzeitig Arbeitsabläufe umstrukturieren mussten. Die Homeoffice-Welle traf uns bei Internetstores wie viele andere Unternehmen trotz der ersten Vorbereitungen plötzlich, aber nicht unvorbereitet. Die Mitarbeiter konnten bisher einen Tag in der Woche im Homeoffice bleiben und waren somit bereits mit Laptops und VPN ausgestattet. Zur Sicherheit hatten wir kurz vor und während des ersten Lockdowns auch die Kollegen mit Technik ausgestattet, die eigentlich dauerhaft im Büro arbeiteten.
Dennoch kamen in dieser Zeit Veränderungen auf uns zu, die in einem enormen Tempo umgesetzt wurden. Im ersten Moment haben wir vor allem reagiert und alles erfolgreich am Laufen gehalten und unsere Kollegen bestmöglich geschützt. Die Gesundheit unserer Teams stand jederzeit im Vordergrund. Als sich die anfängliche Hektik und Unsicherheit legte, wurden schnell die Chancen, die diese Zeit mit sich bringt, sichtbar. Krisen bieten eben auch die besten Gelegenheiten für radikale Umbrüche.
Diese haben wir in ein langfristiges Konzept umgewandelt – das Internetstores New-Work-Konzept. Dabei ermöglichen wir den meisten Mitarbeitern vier Tage pro Woche remote zu arbeiten und somit die neu gewonnene Flexibilität zwischen Arbeit und Alltag beizubehalten. Gleichzeitig leben wir an einem Teamtag pro Woche unsere Unternehmenskultur außerhalb der digitalen Welt aus – zumindest sobald es die Situation wieder zulässt.
Die Entwicklung dieses zukunftsorientierten remote Work-Konzepts beruht maßgeblich auf drei Schritten. Entscheidend für die finale Umsetzung ist dabei allem voran die Meinung unserer Teams, erhoben unsere Mitarbeiterumfrage, die überraschende Ergebnisse zu Tage brachte.

Step 1 – Die Situation im Griff

Dass ungewöhnliche Situationen ungewöhnliche Maßnahmen erfordern, haben wir bei Internetstores – wie viele andere Unternehmen auch – während des ersten Lockdowns bewiesen und dabei schnell und unkompliziert gehandelt. Die Mitarbeiter/innen mit Büroarbeitsplatz wurden von heute auf morgen ins Homeoffice geschickt. Dazu konnten alle Mitarbeiter/innen technisches Equipment mit nach Hause nehmen. Bildschirme, Tastauren, aber auch Büroartikel wechselten so den Einsatzort. Gleichzeitig hat die Geschäftsführung die Mitarbeiter/innen in einem extra dafür eingeführten E-Mail-Format über alle relevanten Neuerungen informiert und wöchentliche Updates ans Team geschickt. Um eine offene und beidseitige Kommunikation zu gewährleisten und zu wissen, was das Team beschäftigt oder gar besorgt, eröffneten wir zusätzlich einen Q&A-Channel für anonyme Fragen.
Im Rahmen des ersten situativen Handelns konzentrierten wir uns auf die vorläufige Einrichtung der Remotearbeitsplätze und das ständige Informieren der Mitarbeiter/innen. Knapp drei Monate später, im Juni, haben wir diese Umsetzung im Rahmen einer ersten kleineren Mitarbeiterumfrage überprüft. Wie ist der Status Quo? Funktioniert das aktuelle Setup? Welche Herausforderungen und Wünsche gibt es? Wo müssen wir zeitnah und wo langfristig aktiv werden?

Step 2 – Die 4 Säulen des New Work Konzepts

Die Umfrage zeigte auf, dass ein Großteil der Mitarbeiter während der remote Arbeitsphase generell zufrieden war. Dennoch stellen sich Herausforderungen, speziell im Bereich der Trennung von Beruflichem und Privaten, heraus. Aber auch soziale Isolation, fehlendes Equipment sowie das nicht-einhalten von Pausen, konnten wir als Challenges identifizieren, die es zu optimieren galt. Die Auswertung machte deutlich, dass unser neues Konzept vier Säulen benötigt: Organisation, Räumlichkeiten, Tools und Unternehmenskultur. Mithilfe der vier Säulen wird ein moderner Post-Covid-19-Arbeitsmodus entwickelt, der die Zusammenarbeit zwischen den Büros verbessert und die Wünsche der Kollegschaft einbezieht. Gleichzeit verhindern wir damit negative Auswirkungen auf die sozialen Interaktionen und die interne Kommunikation.
 

1. Bei der Organisation setzt Internetstores für die Bereiche der Anwesenheit und Kommunikation auf Kern- und Vertrauensarbeitszeiten sowie Eigenverantwortung. Vorgaben umfassen beispielsweise Meetings, die künftig nur noch digital und in der Kernarbeitszeit von 10:00Uhr bis 15:00 Uhr stattfinden sollen. Eigenverantwortlich wird ein Blocker für die Mittagspause gesetzt.

 

2. Die Räumlichkeiten stellen uns und unsere Mitarbeiter in zwei Bereichen vor Herausforderungen: im privaten Raum sowie in den jeweiligen Büros. So wird die Ausstattung der heimischen Arbeitsplätze aber auch für die Rolle der Offices neu gedacht. Dort steht speziell die freie Platzwahl und die Einführung von Kreativarbeitsplätzen im Mittelpunkt. Ein modernes Buchungssystem wird künftig eine unkomplizierte Platzwahl ermöglichen und sicherstellen, dass Mitarbeiter nur Plätze belegen können, deren Anschlüsse zu ihren Laptops passen. Mitarbeiter, die über 50 Kilometer vom nächsten Office entfernt leben, sollen die Möglichkeit bekommen in Co-Working-Spaces zu arbeiten.

 

3. Die Herausforderung des technischen Set-up zeigen sich auch im Bedarf von neuen Tools. Neben der Software zum Buchen von Plätzen im Büro, liegt der Fokus auf Programmen für die verbesserte Zusammenarbeit. Diese ermöglichen nicht nur ein übersichtliches Projektmanagement, sondern auch den zwischenmenschlichen Austausch. So bekommt beispielsweise das Social Intranet eine ganz neue Relevanz. Damit die neue Regelung den größtmöglichen Mehrwert erzielen, werden unsere Teamleads speziell für die neuen Anforderungen geschult – speziell im Bereich des „Remote Leadership“.

 

4. Die vierte tragende Säule unseres Konzepts ist die Unternehmenskultur. Einer unserer Values in Action ist völlig zu Recht „Better together“. Denn wir leben von sozialer Interaktion. Virtuelle Kaffees und Daily Stand-ups sind entscheidend. Dennoch ersetzt ein Smiley im Chat oder ein Winken in die Kamera (die bei uns übrigens meistens an ist) kein Lächeln auf dem Gang oder ein kurzes Gespräch vor den Aufzügen. Ein Grund mehr, jährliche standortübergreifende Events für die ganze Gruppe anzusetzen, Teamevents und Teamabende zu veranstalten. Bei sportlichen Ausflügen werden – sobald es wieder möglich ist – auch künftig Berge bezwungen und gemeinsame Touren mit dem Fahrrad unternommen. Und wer es abends lieber einmal gemütlich angehen lässt, der kann sich über das Intranet jederzeit bei der After-Work-Beer Gruppen einklinken. Diese vermeintlich kleinen Ereignisse sind fortan wichtiger denn je und wir alle erwarten sie sehnsüchtig.

 
Step 3 – Innehalten und evaluieren

Das neue, auf Basis der bisherigen Erfahrungen entwickelte, Arbeitskonzept wurde den Internetstores Mitarbeitern/innen zum Ende des Geschäftsjahres vorgestellt. Langfristig gilt es für fast alle Mitarbeiter/innen mit klassischem Schreibtischjob. Ausnahmen gibt es bei Mitarbeitern in Servicefunktionen, deren Anwesenheit notwendig ist. Entscheidend ist, dass das Konzept mit Hilfe einer zweiten Umfrage verifiziert und somit die wichtigsten Fragen geklärt wurden: Wie steht es um die vier Säulen? Haben wir die entscheidenden Bedürfnisse der Mitarbeiter bedacht? Wo müssen wir erneut ansetzten?

Aufklärung unsere Mitarbeiter gegeben und dabei eins klargemacht: Das Konzept kommt an. Die Auswertung zeigt, dass über 70 Prozent der Befragten gerne 1-2 Tage pro Woche bzw. pro Monat vor Ort sein wollen. Eine tägliche Anwesenheit, wie bisher in den meisten Betrieben unserer Größe üblich, ist kaum mehr gewünscht.

Für vier Tage mobiles Arbeiten pro Woche sind die Voraussetzungen im privaten Raum entscheidend. Umso erfreulicher ist es, dass bereits jetzt knapp die Hälfte der Mitarbeiter/innen mit der Ausstattung ihres Arbeitsplatzes zufrieden sind. Eine gute Basis, auf der wir nun aufbauen. Die andere Hälfte bekommt noch dieses Jahr einiges an Equipment gestellt, sodass wir bei der nächsten Umfrage hoffentlich an der 100 Prozentmarke kratzen.

Dazu wurden im weiteren Verlauf der Umfrage die tatsächlichen Bedürfnisse bezüglich des technischen Equipments und aber auch des Mobiliars abgefragt. Dabei hat sich gezeigt, dass mit ein bis zwei zusätzlichen Bildschirmen, einer Tastatur und einem Headset die entscheidenden Wünsche zur technischen Ausstattung erfüllt werden können.

Etwas diverser gestaltet sich die Umfrage im Bereich der aktuellen Arbeitsumgebung. Während bei über 70 Prozent ein dauerhafter Arbeitsplatz existiert oder möglich wäre, haben knapp 17 Prozent keine ruhige und ungestörte Arbeitsatmosphäre. Weitere 21,1 Prozent haben Probleme mit einer stabilen Internetverbindung. Die neuen Kreativarbeitsplätze und die Möglichkeiten den eigenen Arbeitsplatz im Büro auch öfter aufzusuchen, können diese Probleme langfristig lösen. Hier kommt dem Office zukünftig eine andere Bedeutung zu. Neben den klassischen „Arbeitsplätzen“ liegt der Fokus aus unserer Sicht auf Creative Spaces zur Stärkung der persönlichen Interaktion innerhalb der Teams aber auch Cross-Funktional.

Was bringen uns diese Erkenntnisse?

Die Mitarbeiterumfrage hat uns noch einmal verdeutlicht, dass unser neues Konzept genau jetzt ansetzen muss. Sie hat wertvolle Erkenntnisse für die weitere Zeit- und Kostenplanung, aber auch die Akzeptanz des New-Work-Konzeptes aufgedeckt. Und uns somit ein weiteres Mal motiviert, den neuen Arbeitsmodus zu implementieren und kontinuierlich zu lernen und zu verbessern.

In den letzten Monaten haben wir bei Internetstores als Team gemeinsam Unglaubliches geleistet. Neben dem branchenbedingten Wachstum mit hohem Einsatz haben alle das Maximum herausgeholt und parallel einen neuen Working Mode angenommen und etabliert. Der Schlüssel war sicher den Austausch unter den Kollegen/innen aufrechtzuerhalten und die Herausforderungen, denen wir uns stellen mussten, als Chance zu nutzen um uns gemeinsam als Organisation weiterzuentwickeln. Diese Erfahrungen haben wir in einen modernen Post-Covid19-Arbeitsmodus übertragen. Mit diesem Arbeitsmodell geben wir unseren Mitarbeitern, jenes Vertrauen zurück, welches sie in der Pandemiesituation ihrem Arbeitgeber gegeben haben und geben konnten.

Daher sind wir uns sicher: Die durchaus harte Arbeit in den vergangenen Monaten – und auch der kontinuierliche Austausch wird sich dauerhaft auszahlen: In größere Freiheiten, niedergerissenen Grenzen zwischen lokalen Standorten durch eine permanente Remote Kommunikation und dadurch bedingt auch eine größere Freiheit im Denken.

Kurzum: Wir können andere Unternehmen nur dazu ermutigen die Mitarbeiter zur aktuellen Situation zu befragen, um zukunfts- und bedarfsorientiert gemeinsam als Team in ein neues, sicher sehr spannendes Arbeiten zu starten.

Wie ist es in Eurem Unternehmen? Was funktioniert gut, was muss noch optimiert werden? Seht Ihr euch mit denselben Herausforderungen konfrontiert oder gibt es Unterschiede? Was sind Eure Lösungsansätze?

Wir freuen uns auf Rückfragen und Kommentare und einen Austausch auf LinkedIn.